小規模企業のWebサイト運用体制の作り方｜担当・承認・更新ルールを決める

小規模企業のWebサイトの運用体制は、「責任者」「更新担当」「確認者」「技術窓口」の4つの役割を決め、誰が何を更新するかの一覧と、契約や権限をまとめた管理台帳を用意すると回り始めます。

人数が少なければ1人が複数の役割を兼ねて構いませんが、役割の名前と担当者は書き出しておきます。

この記事は、自社サイトの更新が止まりがちな会社や、担当者の異動・退職に備えたい会社の担当者に向けたものです。

WordPressの権限の説明は、2026年10月15日にWordPressの公式ドキュメントで確認した内容に基づいています。

運用体制で決める4つの役割

役割	主な仕事	決めておく理由
責任者	掲載してよい内容の最終判断、予算、外注先との契約	判断する人がいないと、更新が止まるか、確認のないまま公開される
更新担当	お知らせ、実績、採用情報などの更新作業	作業する人が決まっていないと、誰も更新しなくなる
確認者	公開前の内容・表記・画像の使用許可の確認	書いた本人は自分の誤りに気付きにくい
技術窓口	サーバー、ドメイン、WordPressの更新、不具合の対応	障害が起きたときに、連絡先を探すところから始めずに済む

従業員が少ない会社では、社長が責任者と確認者を兼ねる形もよくあります。

ただし、更新担当と確認者は、できるだけ別の人にしておくのが安全です。

技術窓口は社内にいなくても構いませんが、「どの会社の誰に連絡するか」を決めます。4つの役割それぞれに担当者・代行者・連絡先を書き、担当者が不在のときも判断と作業が止まらないようにします。

何を誰が更新するかを一覧にする

サイトの中で更新が発生するものを書き出し、担当と確認者を割り当てます。

更新するもの	更新のタイミング（例）	担当	確認する人
お知らせ・休業の案内	発生したとき	更新担当	責任者（日付と期間）
制作実績・導入事例	月に1回など	更新担当	確認者（お客様の掲載許可）
採用情報	募集の開始時と終了時	人事の担当者	責任者（給与などの条件）
料金・サービス内容	変更したとき	責任者	確認者
会社概要（住所・電話番号・代表者など）	変更したとき	責任者	確認者
WordPress本体・テーマ・プラグイン	更新通知・脆弱性情報を確認したとき。通常の点検日も決める	技術窓口	更新担当（更新後の表示）

一覧があると、担当者が休んだときや退職したときも、誰が引き継ぐかを決めやすくなります。

終了したキャンペーンや募集の終わった求人のように、古いまま残りやすい情報も、この一覧で見落としを防げます。

公開までの流れを決める

更新のたびに全員の承認を取ると、手間がかかって更新が止まります。

内容の重さによって、誰の確認が必要かを分けておきます。

1. 更新担当が下書きを作る
2. 確認者が内容、表記、画像や写真の使用許可を確かめる
3. 料金、会社情報、契約や法律に関わる表記を変える場合は、責任者が公開してよいかを決める
4. 公開した後、PCとスマートフォンで表示を確かめる
5. いつ、誰が、何を変えたかを更新記録に残す

お知らせのような軽い更新は確認者まで、料金や会社情報は責任者まで、と決めておくと迷いません。

WordPressの権限で流れを支える

WordPressには、ユーザーごとにできることを分ける「権限グループ」があります（WordPress公式：Roles and Capabilities）。

権限グループ	できること	向いている役割
管理者	サイトのすべての設定、プラグインやテーマの管理、ユーザーの管理	技術窓口、責任者（最小限の人数に絞る）
編集者	ほかの人が書いた投稿や固定ページも編集・公開できる	確認者
投稿者	自分の投稿を書いて公開できる	公開まで任せる更新担当
寄稿者	自分の投稿を書けるが、公開はできない	確認を必ず通したい更新担当

寄稿者が書いた投稿は「レビュー待ち」として送られ、編集者以上の人が公開します。

寄稿者は画像をアップロードできないため、画像を入れる作業は編集者か投稿者が担当します。

管理者の権限は、プラグインを入れたり設定を変えたりできるため、日々の更新だけをする人には付けないようにします。

アカウントは1人に1つ

1つのアカウントを複数の人で共有すると、誰が何を変えたのかが分からなくなります。

退職者が出るたびにパスワードを変えて全員に知らせ直す必要もあるため、1人に1つのアカウントを作ります。

契約と権限を管理台帳にまとめる

Webサイトは、ドメイン、サーバー、WordPress、計測ツールなど、いくつもの契約とアカウントで動いています。

それぞれの契約先と管理者を1つの表にまとめておくと、更新の期限切れや、担当者の退職による連絡不能を防げます。

項目	台帳に書くこと
ドメイン	取得している会社、契約の名義、更新の期限
サーバー	契約している会社、名義、プラン、更新月
SSL（https）	自動で更新されるか、誰が更新するか
WordPressの管理者	管理者の権限を持っている人
GA4・Search Console	管理者の権限を持っている人
制作会社・保守会社	契約の範囲、連絡先、契約の更新月

台帳にはパスワードそのものを書かず、パスワード管理ツールなどの保管場所だけを書きます。

台帳が漏れたときに、そのままログインされるのを防ぐためです。

いまの契約先が分からない場合は、ドメイン・サーバーの管理情報が分からないときの調査手順から調べられます。

定期的に見ることを決める

タイミング	確認・対応すること
脆弱性や重要な更新の通知が来たとき	技術窓口が影響と対応期限を確認し、バックアップ・更新方法・動作確認を決める
異動・退職・外注契約終了のとき	権限を回収または変更し、記事や管理責任を後任へ引き継ぐ。共有していた認証情報も見直す
料金・会社情報・契約条件が変わったとき	該当ページと管理台帳を更新し、責任者が確認する
毎月など、社内で決めた点検日	フォーム送信・受信、バックアップ、更新記録、アクセス推移、未対応の更新通知を確認する
3か月ごとなどの情報整理	終了した募集・キャンペーン、古い記事、使っていない機能を見直す
契約更新前・年次の棚卸し	契約条件・費用・連絡先・残っている権限を確認する。期限の通知先を確認し、更新日を台帳と予定表で管理する

定期点検は、緊急対応を次の点検日まで待つという意味ではありません。WordPress公式のセキュリティ指針も更新の重要性を説明しています。通知を受ける人と、不在時の代行者を決めておきます。

問い合わせフォームは、壊れていても見た目では分からないため、実際に送って届くかを確かめます。

アクセスの見方は、GA4・Search Consoleの初期設定と見るべき指標で、月1回30分で確かめる方法を紹介しています。

証明書の期限切れで警告が出たときの対応は、SSL証明書が切れたときの対応と再発防止にまとめています。

外部に任せる範囲を決める

小さな会社で、技術窓口の仕事まで社内でこなすのは難しいことが多いです。

制作会社や保守会社に任せる場合は、何をどこまで対応してもらえるかを契約で確かめます。

確認する項目は、ホームページ保守契約のチェックリストとホームページ保守費用の相場で説明しています。

外部に任せる場合でも、管理台帳と、ドメイン・サーバー・WordPressの管理者の権限は、社内の人が持っておきます。

外注先と連絡が取れなくなったときに、サイトを誰も触れなくなるのを防ぐためです。

外注先を変えるときに受け取るものは、Webサイトの引き継ぎチェックリストで確認できます。

体制を決めたら確かめること

• 4つの役割に、担当者の名前が入っている
• 更新するものの一覧に、担当と確認する人が割り当てられている
• WordPressのアカウントが1人に1つで、権限が役割に合っている
• 管理台帳に、契約先・名義・期限・管理者が書かれている
• 毎月の確認を、誰がいつ行うかが決まっている

WordPressの更新や保守を外部に任せたい場合は、WordPressの保守・運用改善の内容もご確認ください。