ホームページの維持費は、サーバー・ドメインの実費、保守や更新の外注費、有料製品の費用に分けて計算します。
社内で原稿を作り、確認する時間も、運用を続けるための負担になります。
サイトの規模だけで一律の年間費用を決めず、現在の契約と、これから予定する更新を一覧にします。
保守の料金と作業範囲は保守費用の比較、契約条件は保守契約のチェックリストで確認してください。
維持費を六つの欄へ分ける
| 費用 | 確認する内容 | 更新・変更のときの注意 |
|---|---|---|
| サーバー | 契約プラン、容量、支払額、更新日 | 初回割引と更新料金、契約期間を分ける |
| ドメイン | 種類、契約先、更新料金、登録者、期限 | 契約名義と更新通知の受信先を確認する |
| 保守 | 対象、月額、開始日、除外作業 | サーバーなどの実費を含むか確認する |
| 有料製品 | テーマ、プラグイン、予約・フォームなど | 買い切りか更新料があるか、利用者とサイト数 |
| 更新・改善 | 原稿、登録、追加ページ、調査・改修 | 月額に含む作業と、追加見積もりを分ける |
| 社内作業 | 原稿、依頼、承認、日常確認 | 実際に使う時間と担当者を記録する |
ドメインとサーバーの管理情報が分からない場合は、契約先を調べる手順を先に進めます。
年間予算の計算例
次は税込の架空の例です。
市場相場や実際のサービスのセット料金ではありません。
12か月分を計算し、サーバーと保守が別契約と仮定します。
| 項目 | 仮定 | 年間額 |
|---|---|---|
| サーバー | 年額12,000円 | 12,000円 |
| ドメイン | 年額3,000円 | 3,000円 |
| 保守 | 月額11,000円×12か月 | 132,000円 |
| 有料製品の更新 | 年額12,000円 | 12,000円 |
| 範囲外の追加作業 | 年間予算30,000円 | 30,000円 |
| 支出の合計 | 上記の合算 | 189,000円 |
年間額とは別に、実際に支払う月も記録します。
例えば複数年契約の一括払いは、比較用に年額へ換算しても、更新月には契約期間分の支払いが必要です。
年平均の予算と更新月の支払予定を分けると、資金の用意を確認しやすくなります。
このほかに社内の作業時間を記録します。
保守に有料製品や更新代行を含む場合は、該当する費用を重ねて計上しないでください。
初期費用・月額・更新料を同じ期間で比べる
初期費用を抑える契約でも、最低利用期間と月額の合計を確認します。
年払いの更新、追加作業、解約時の移行、数年後の改修は別の欄へ置きます。
制作費用の記事には、5年間で比べる計算例があります。
| 契約 | 予算表へ書く項目 |
|---|---|
| 月額サービス | 月額、最低期間、更新時の料金、終了後のサイト利用 |
| サーバー・ドメイン | 年額または期間ごとの支払、更新期限、自動更新、担当 |
| 保守・更新代行 | 含む作業、件数・量の上限、追加料金 |
| 有料製品 | 更新日、契約者、サイト移行・引き継ぎの条件 |
費用を減らす前に、担当と必要性を確認する
使っていない有料機能、重複する管理代行、実際の更新量と合わない契約から確認します。
バックアップや不具合時の対応を減らす場合は、代わりに誰が行うか決めてください。
サーバーの安いプランへ変える場合も、容量、速度、メール、バックアップ、移行作業を確認します。
契約を変更すること自体が、必ず総額の削減になるわけではありません。
更新期限と担当を台帳に残す
| 管理するもの | 記録する項目 |
|---|---|
| サーバー・ドメイン | 契約先、管理者、期限、自動更新、通知先 |
| 保守 | 契約先、範囲、月額、更新・解約の条件、窓口 |
| 有料製品 | 製品名、契約者、更新日、利用範囲、引き継ぎ条件 |
| 作業 | 社内担当、外注担当、承認者、実施日 |
自動更新の設定だけで安心せず、支払方法の有効期限と更新完了の通知を誰が確認するかも決めます。
担当者が不在のときに確認できる副担当を置き、不要な契約は解約申出期限も記録します。
台帳へパスワードを平文で並べる方法は避け、管理方法と受け渡しの手順を別に決めます。
制作会社を変える場合は引き継ぎチェックリストを使います。
よくある質問
自社で更新すれば維持費は無料になりますか？
更新代行の支払いを減らせる場合がありますが、サーバーやドメインの実費、製品の料金、担当者の時間は残ります。
CMSの更新と不具合対応を誰が行うかも確認します。
保守契約を解約しても、サイトを使えますか？
制作と保守が別か、月額に制作を含むかで条件が変わります。
サイト、データ、ドメイン、ライセンスの受け渡しと、終了後の利用条件を契約で確認してください。
維持費の会計処理はどう決めますか？
利用料と改修作業など、内容が異なる支払いを内訳へ分け、契約書・請求書とともに税理士や税務署へ確認します。
サイト費用という名前だけで勘定科目を一律に決めません。
来年の運用を決めるために
直近の支払額、更新した内容、外注・社内の作業を並べます。
そのうえで、来年増やす情報と必要な改善を決め、維持費と追加の制作予算を分けて確保してください。
